Инвентаризация склада

Когда по системе товар числится, а на полке его нет, работа склада замедляется. Товар оказывается не там, сборка заказов задерживается, команда теряет время на поиск и перепроверку. Всё это — следствие хаоса в данных, который накапливается месяцами. Чтобы вернуть контроль, нужна инвентаризация — не разовая проверка, а чёткий выстроенный процесс. Рассказываем про порядок проведения инвентаризации склада без остановки работы.

Зачем нужно проводить инвентаризацию

Инвентаризацию на складе нужно проводить регулярно. Так вы всегда будете знать о товарах в наличии и сможете избежать ошибок в будущем. Ниже — ситуации, в которых она действительно помогает.

Остатки не сходятся с тем, что в системе

По документам товар есть, но на полке — пусто. Или позиция числится как списанная, хотя физически она осталась на складе. Такое часто происходит после авралов, пиковых сезонов или смены персонала. Инвентаризация позволяет быстро сверить физические остатки с системой и понять, где сбой: в поставке, при приёмке или на этапе хранения.

Сотрудники тратят время на поиск, заказы тормозятся

Когда нет точного понимания, где конкретно лежит товар, часть позиций «теряется» внутри склада. Комплектация идёт медленно, курьеры ждут, клиенты злятся. Инвентаризация помогает выявить, где товары хранятся фактически, и пересобрать размещение так, чтобы до нужных ячеек было легко добраться.

Перед отчётами и проверками нужно зафиксировать остатки

Отчётный период — не лучшее время для обнаружения расхождений. Если данные не сходятся, закрытие периода затягивается, а бухгалтерия работает в ручном режиме. Инвентаризация до начала отчётности даёт уверенность, что цифры совпадут и никаких доначислений не будет.

На складе произошли изменения: ротация, расширение, переезд

При изменениях в команде или на складе удобно пересчитать остатки заранее, чтобы зафиксировать точку, от которой пойдут новые процессы. Это снижает риск ошибок из-за того, что одни и те же товары числятся в нескольких местах или не там, где должны быть.

Какие виды инвентаризации существуют

Не всегда нужно пересчитывать весь склад до последней коробки. Иногда достаточно перепроверить часть товаров, иногда — пройтись по всей номенклатуре. Всё зависит от целей, объёмов и доступных ресурсов. По методу проведения инвентаризация бывает сплошной и выборочной, а по охвату — полной или частичной.

— По объёму

Полная инвентаризация — это пересчёт всего, что есть на складе. Её обычно проводят перед отчётными периодами, после смены управляющих или если накопилось слишком много несостыковок в учёте. Да, такой формат требует времени и ресурса, но зато даёт полную картину: сколько товара в наличии, где он лежит, в каком состоянии и что не совпадает с системой.

Частичная инвентаризация подходит, когда нужно проверить не всё, а только часть ассортимента: например, отдельную группу товаров, одну зону хранения или конкретного поставщика. Её часто делают между полными проверками — чтобы не запускать проблемы и не держать склад в слепой зоне.

— По методу проведения

Сплошная инвентаризация происходит, когда нужно пересчитать все единицы в выбранной категории или зоне. Метод подойдёт, если вы хотите проверить все медикаменты, лежащие в холодильном секторе. Такой подход позволяет исключить пропуски и точно понять, где учёт расходится с фактическими остатками.

Выборочная инвентаризация — это способ проверить репрезентативную часть остатков. Такой подход работает, если учёт ведётся стабильно и нужно просто убедиться, что система не уходит в рассинхрон. Например, пересчитывают 10–15% самых ходовых позиций, чтобы по ним понять, насколько актуальны данные в целом.

Когда лучше проводить инвентаризацию

Статья 11 ФЗ «О бухгалтерском отчёте» требует отправлять данные об инвентаризации перед сдачей годовой бухгалтерской отчётности — без этого компания не имеет права закрыть период. В остальное время порядок устанавливается внутри бизнеса: кто-то делает пересчёт раз в квартал, кто-то — раз в полгода или в начале сезона, когда склад меняет ритм.

Помимо регулярных инвентаризаций бывают и внеплановые. Обычно они происходят, если произошла порча товара, сменился сотрудник, отвечающий за хранение, были выявлены хищения или компания проходит реорганизацию. В таких случаях важно быстро зафиксировать текущее состояние склада и внести корректировки, чтобы ошибки не перетекли в следующую отчётность.

Регулярная инвентаризация помогает избежать накопленных несостыковок и не оставлять склад в режиме «на глаз». Чёткий график инвентаризации нужен и бухгалтерии, и операционной команде.

Что нужно сделать перед инвентаризацией

Инвентаризация идёт не по плану, когда что-то забыли сделать на этапе подготовки: не размечены зоны, нет доступа к нужным ячейкам, часть товара не промаркирована, сотрудники не понимают, по какому принципу начинать пересчёт. Правила инвентаризации склада начинаются не с подсчёта, а с организации процесса. Чем точнее продумано всё заранее, тем меньше рисков в момент проведения.

Определите, что именно будет пересчитываться: вся зона, отдельный участок, конкретные группы товаров или позиции от конкретных поставщиков. Подготовка включает проверку маркировки, доступность документов, размежевание зон ответственности. Ещё один важный момент — режим работы. Чтобы не парализовать склад, часто инвентаризацию проводят поэтапно или в ночную смену, если есть автоматизация.

На этом этапе важно не просто подготовиться, а создать условия, при которых инвентаризация не сорвётся на полпути. Если на складе нет актуальных схем размещения или кто-то из ответственных лиц ушёл в отпуск, пересчёт может затянуться. Поэтому логика и последовательность действий должны быть ясны заранее, ещё до начала фактической проверки.

Пошаговая инструкция по инвентаризации

Инвентаризация может отличаться по объёму и методу, но ключевые этапы в большинстве случаев одинаковы. Чтобы понять, как проводится инвентаризация на складе, важно учитывать не только пересчёт, но и оформление документов, распределение ответственности и обработку итогов. Ниже — базовая последовательность, которая помогает пройти процесс без сбоев и с понятным результатом.

1. Назначение ответственных и согласование формата

Всё начинается с формирования комиссии, которая отвечает за инвентаризацию. В неё обычно входят сотрудники, которые знают, как устроен склад и как ведётся учёт: представители администрации, бухгалтеры и профильные специалисты, например инженеры или экономисты. После этого нужно зафиксировать зоны ответственности и решить, что проверяется — весь склад, одна зона, группа товаров. Этот этап задаёт структуру: кто за что отвечает, кто подписывает, кто сверяет цифры.

2. Подготовка и остановка движения по зоне

Чтобы пересчёт прошёл точно, зону или участок, где проводится инвентаризация, временно выводят из оборота. На этом этапе маркируются ячейки, проверяется доступность документации, а заказы по этим ячейкам временно не отгружаются. Всё, что перемещается в процессе, отдельно фиксируется.

3. Пересчёт товаров

Сам пересчёт может проводиться вручную или с помощью техники, например терминалов для инвентаризации. Важно, чтобы участвовали только назначенные сотрудники, использовалась актуальная схема склада, а данные записывались сразу в сверочную ведомость. Нехватку или избыток товаров лучше фиксировать отдельно, без корректировки «по ходу дела».

4. Сверка с учётными данными

После подсчёта результаты сравниваются с тем, что отображается в системе. Расхождения фиксируются: списания, пересорты, лишние позиции. Иногда на этом этапе обнаруживаются не только ошибки в остатках, но и сбои в размещении. Например, товар числится в одной ячейке, а находится в другой.

5. Подписание документов и корректировка системы

После согласования данных комиссия подписывает итоговые документы, и всё заносится в систему. На этом этапе важно внести все изменения: списать утраченное, добавить найденное, уточнить размещение. Это финальный шаг, после которого учёт считается синхронизированным с физическим остатком.

Оборудование для инвентаризации и автоматизация процесса

Ревизия на складе — трудоёмкая задача. Ручной пересчёт требует остановки работы, отвлекает сотрудников, зависит от человеческого фактора и редко проходит без ошибок. Особенно на больших складах, где количество позиций измеряется тысячами и пересчёт может растягиваться на дни. Чтобы не парализовывать процессы, всё чаще подключают автоматизацию.

Данные о товарах собираются и передаются в систему без участия человека. Робот сам перемещается по складу, считывает штрихкоды, фиксирует местоположение товара и сравнивает полученную информацию с системой. Данные сразу загружаются в учётную программу, где видно, какие позиции на месте, что требует пересчёта, где есть несостыковки. Сотрудник видит картину целиком и может принимать решение, когда товары нужно пересчитать вручную, а когда достаточно внести корректировки в систему.

Для таких задач подойдёт инвентаризатор от Яндекс Роботикс. Он работает автономно: объезжает ячейки, сканирует коды, строит карту склада и находит ошибки. Его можно встроить в текущую систему, не перестраивая процессы, и запускать по расписанию даже ночью, когда на складе нет движения.

Инвентаризация позволяет сверить данные с реальностью и вернуть контроль над остатками. Сделать ревизию проще помогут роботы. В Яндекс Роботикс есть решения для автоматизированной инвентаризации, которые работают без остановки склада и вписываются в существующие процессы.

Заполните короткую форму, и наши специалисты покажут, как автоматизировать инвентаризацию на ваших складах.

Хотите узнать, как наши решения могут помочь вам оптимизировать складские процессы?

Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами для проведения индивидуальной консультации.

robotics@yandex-team.ru

Россия, г. Москва, ул. Лобачевского, 130Г, 119501. Центр робототехники Яндекс

Политика в отношении пользовательских данных